Documentos para inventário: o que reunir para abrir o processo sem atrasos e sem multa?
Documentos para inventário: a lista completa do falecido, herdeiros e bens, validades das certidões e a ordem certa para abrir em 60 dias sem multa.
Os documentos para inventário se dividem em três blocos: do falecido (certidão de óbito, RG/CPF, certidão de casamento atualizada, última declaração de IR), dos herdeiros (documentos pessoais e certidões) e dos bens (matrículas de imóveis emitidas há até 30 dias, CRLV, extratos na data do óbito). Reuni-los nas primeiras semanas é o que permite abrir o inventário dentro dos 60 dias do art. 611 do CPC e evitar multa de até 20% do ITCMD em SP.
Pergunte a qualquer cartório ou vara de família o que mais atrasa inventários e a resposta será a mesma: papel faltando. Não é a lei, não é o juiz — é a certidão vencida, a matrícula desatualizada, o herdeiro que “depois manda o RG”. Cada documento pendente empurra a abertura para perto (ou para além) do prazo de 60 dias, e cada dia além do prazo custa dinheiro da família.
A lista de documentos do inventário é, na prática, o cronograma do processo: quem a completa cedo abre no prazo, escolhe a via mais barata e desbloqueia as contas antes. Neste artigo, vamos mostrar bloco por bloco o que reunir, quais documentos têm validade curta, o que fazer quando algo está irregular e a ordem inteligente de providências.
Quais documentos do falecido são exigidos?
O bloco do falecido prova quem morreu, seu estado civil e sua situação fiscal:
- Certidão de óbito (original);
- RG e CPF;
- Certidão de casamento ou de nascimento atualizada — emitida há no máximo 90 dias, pois o regime de bens define a meação do cônjuge;
- Escritura de pacto antenupcial, se houver;
- Última declaração de Imposto de Renda — o melhor mapa inicial do patrimônio;
- Certidão de testamento (busca no Colégio Notarial/Censec) — define a via do inventário.
Quais documentos dos herdeiros e do cônjuge?
De todos os herdeiros e do cônjuge/companheiro: RG, CPF, certidão de nascimento ou casamento, comprovante de residência e, se casados, o regime de bens. Detalhe que trava processos: herdeiro com nome divergente entre documentos (casamento, abreviações) precisa retificar antes — o cartório não lavra escritura com qualificação inconsistente. Havendo herdeiro menor ou incapaz, a via será judicial, com participação do Ministério Público.
Quais documentos dos bens — e quais vencem rápido?
O bloco patrimonial é o que mais consome tempo:
| Bem | Documento | Validade prática |
|---|---|---|
| Imóveis | Matrícula atualizada + certidão de ônus + IPTU/valor venal de referência | 30 dias |
| Veículos | CRLV + tabela de referência de valor | — |
| Contas e investimentos | Extratos na data do óbito | — |
| Empresas | Contrato social e última alteração (JUCESP) + balanço | — |
| Dívidas | Contratos, faturas, certidões | — |
Atenção às participações societárias: a apuração de quotas de empresa exige documentos da JUCESP e, muitas vezes, balanço especial — comece cedo, porque depende de terceiros (contador, sócios).
O que fazer quando um documento “não existe” ou está irregular?
É mais comum do que parece: imóvel comprado por contrato de gaveta e nunca registrado, construção não averbada, união estável jamais formalizada. A regra estratégica: abrir o inventário no prazo mesmo assim — listando o bem e informando a pendência — e conduzir a regularização em paralelo (averbação, usucapião, reconhecimento de união estável). Esperar a regularização para só então abrir é trocar um problema administrativo por uma multa de 10% a 20% sobre o ITCMD (art. 21 da Lei estadual 10.705/2000).
Um exemplo concreto: o dossiê da família Nogueira
Quando o pai faleceu, os três irmãos Nogueira dividiram tarefas na primeira semana: um pediu certidões e matrículas, outro levantou extratos e a declaração de IR, o terceiro centralizou tudo com a advogada. No 20º dia o dossiê estava completo; no 38º, a escritura de inventário extrajudicial foi lavrada — patrimônio de R$ 1,4 milhão partilhado sem um real de multa e com as contas desbloqueadas em menos de dois meses. O mesmo patrimônio, com documentos pingando por seis meses, teria gerado mais de R$ 11 mil entre multa e juros de ITCMD.
Os erros mais comuns (e caros)
- Pedir certidões cedo demais — ou tarde demais. Matrícula vale 30 dias; pedi-la antes de ter o resto do dossiê obriga a reemissão. Risco: pagar duas vezes e perder semanas.
- Esquecer a busca de testamento. Descobrir um testamento no meio do procedimento muda a via e refaz etapas. Risco: retrabalho integral.
- Ignorar as dívidas do falecido. Elas abatem o monte e o ITCMD. Risco: recolher imposto a maior.
- Cada herdeiro “cuidando da sua parte”. Sem ponto focal, documentos se duplicam e prazos se perdem. Risco: estourar os 60 dias por desorganização.
Checklist acionável: o dossiê em 3 semanas
- Semana 1: certidão de óbito, RGs/CPFs, certidão de casamento atualizada, busca de testamento (Censec);
- Semana 1: eleger um herdeiro como ponto focal e contratar o advogado;
- Semana 2: última declaração de IR, extratos na data do óbito, CRLV, documentos societários (JUCESP);
- Semana 3: matrículas atualizadas e certidões de ônus dos imóveis; certidões de débitos;
- Semana 3: conferência final e protocolo da abertura — antes do dia 60.
Perguntas frequentes
Quais documentos são necessários para abrir um inventário?
Três blocos: do falecido (certidão de óbito, RG/CPF, certidão de casamento atualizada em até 90 dias, última declaração de IR e busca de testamento), dos herdeiros (RG, CPF, certidões e comprovante de residência de todos) e dos bens (matrículas de imóveis emitidas há até 30 dias, CRLV de veículos, extratos bancários na data do óbito e documentos societários).
A matrícula do imóvel tem validade para o inventário?
Na prática, sim: cartórios e juízos exigem matrícula e certidão de ônus atualizadas, em geral emitidas há no máximo 30 dias. Por isso a ordem importa — peça as matrículas quando o restante do dossiê estiver quase completo, para não precisar reemitir e pagar novos emolumentos.
Como saber se o falecido deixou testamento?
Pela busca na central notarial (Censec/Colégio Notarial do Brasil), que indica se há testamento público ou cerrado lavrado em cartório. A verificação é etapa obrigatória logo no início: a existência de testamento define a via do inventário e, desde a Resolução CNJ 571/2024, pode até ser compatível com o cartório, mediante registro ou autorização judicial prévia.
Imóvel sem escritura entra no inventário?
Entra — e deve entrar. Os direitos possessórios ou aquisitivos sobre o bem integram o espólio e são partilhados, com a pendência informada. A regularização (averbação, adjudicação ou usucapião) corre em paralelo. Deixar o bem de fora configura sonegação, com risco de perda do direito sobre o bem sonegado (art. 1.992 do Código Civil).
Quando devo procurar um advogado para organizar os documentos do inventário?
Na primeira ou segunda semana após o óbito. O advogado — obrigatório nas duas vias de inventário — entrega a lista exata para o seu caso, sequencia os pedidos de certidão para nada vencer e protocola a abertura dentro dos 60 dias do art. 611 do CPC, evitando a multa paulista de 10% a 20% sobre o ITCMD.
Documento organizado é prazo cumprido — e multa zero
O inventário anda na velocidade do seu dossiê. As famílias que tratam a lista de documentos como projeto — com responsável, ordem e calendário — abrem no prazo, pagam menos e brigam menos. As que deixam “para depois” financiam, com multa e juros, a própria desorganização.
Na Falchet e Marques Sociedade de Advogados, escritório em São Paulo (Av. Paulista), entregamos à família o checklist documental personalizado do inventário e sequenciamos certidões, matrículas e buscas para protocolar a abertura dentro do prazo legal — em cartório ou no TJSP.
Fale com o nosso time pelo WhatsApp: +55 11 95901-1854 — envie a certidão de óbito e a lista preliminar de bens e receba o checklist documental do seu inventário.